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办公室管理制度

2011-08-09 11:13:38作者: 杨丽摘编 来源:爱博人才网范文中心浏览次数:0

    为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
   
文件收发规定
    一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后,属董事会的由董事长签发,属公司的由总经理签发,属党内的由党支部书记签发。

业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于秘密的文件,核稿人应该注
秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。 
    二、已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。

文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

    三、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。
 
    四、经签发的文件原稿送办公室存档。

    五、外来的文件由办公室文书负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。
 
    六、文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的,应向办公室说明原因。文印管理规定

   
七、所有文印人员应遵守公司的保密规定,不得泄露工作中接触的公司保密事项。
    八、打印正式文件,必须按文件签发规定由总经理签署意见,送信息中心打印。各部门草拟的文件、合同、资料等,由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。

    九、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务,不得积压延误。工作任务繁忙时,应加班完成。办理中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。
 
    十、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。

     十一、严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。

     办公用品 购置领用规定

     十二、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品,由办公室填写《资金使用审批表》,报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品,到办公室领用,办理出入库手续,明确金额。需购置的,由部门负责人填写《资金使用审批表》,报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用,由总经理审核并报董事长批准后办理。

    十三、办公用品购置后,须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单,到办理出入库手续。未办理出入库手续的,财务部不予报销。
 
    十四、各部门所用的专用表格等印刷品,由部门自行制定格式,按规定报总经理审批后,由办公室统一印制。

    十五、办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。

    十六、所有员工要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和办公费用。

 
电话使用规定
    十七、公司各部门电话费均按月包干使用。具体标准如下:办公室
120/月,投资发展部100/月,财务部60/月,城建资产部100/月,市场营销部200/月,项目技术部130/月,会议中心50/月。
    十八、若有超出当月包干标准的,从超额部门的工资中扣出。当月节余部分累计到本部门下月话费中使用。




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